仕事をしていると、一人で完結できることもありますが、そうでないものも多くあります。例えば、1日のスケジュールを段取りしたとしても、確認するはずの書類や資料が自分の手元に来なければ、作業が進められないかもしれません。
いくら自分の中で完璧なスケジュールを作ったとしても、何か必要な書類や資料がなければ、二度手間や余分な時間がかかることもあります。いくら自分が完璧な計画をたてたとしても、周囲の同僚が1つボタンを掛け違えてしまえば、計画も水の泡です。自分が立てた計画通りに仕事を進めるためには、相手に締切を守ってもらうように働きかけることも重要です。
どうして締切を守ってくれないのか・・・とイライラするよりも、相手に動えてもらえるように意思疎通と行動をセットにしたコミュニケーションを目指すほうが、ポジティブです。自分の希望通りに相手が気持ちよく動いてもらうためにできる4つの方法を紹介していきたいと思います。
締切をはっきり伝える
締切を設定しても、人によって考え方はさまざまです。例えば、○日18時が締切ですと伝えたとします。最近の提出はメールなどで行われることも多くなっています。もちろんほとんどの人は、期日までに提出する人が多いと思いますが、中にはこちらが驚くほどルーズな人がいます。また、締切を設けていても、就業時間が18：00までだから、翌日の始業時間までに提出すればよいと考える人もいます。
こちらがスケジュール通りに仕事を運びたいなら、どちらのタイプの人かを念頭に置いて、どちらのタイプが聞いても締切を間違えないように、提出日時をはっきり伝えることが大切です。そうは言っても、自分にも相手にも突発的な出来事が起こる可能性があることがありますから、その点も考慮しつつ、締切設定をすることが大切です。
しかし、締切をあまりにも早く設定してしまうと、あの人の締切はプラスαの日程でも大丈夫などと思われてしまいがちです。ですから、最適な締切日はデッドラインの1日前くらいに設定しておくとよいでしょう。その上で、何日何時までにお願いしますと、日時をはっきり提示しましょう。
締切を守ることの必要性を伝える
締切を守ってもらうためには、相手にとってのデメリットを考えることが大切です。17時に仕事を終わりたいので、締切を守ってください、と、言いたいところですが、他の人にとってそれはあなたの都合でしょうと一蹴されかねません。
相手を動かしたければ、相手にとって行動するときのメリットと、行動しなかったときのデメリットを提示することが大切です。例えば、クライアントに提出する書類の作成を依頼しているなら、先方は来週海外出張があるそうなので、今週を逃してしまうと返事が再来週になってしまいます。今週中に返事をもらえると、来週はクライアントから連絡が入らないので、業務に集中できて、スケジュールに余裕ができますと伝えます。このようにすると、どうしてこのタイミングで書類作成が必要なのか伝えることができますし、そのメリット、デメリットを具体的に伝えることによって、相手の優先順位を上げることができます。
依頼は見える化をしておく
多忙なのか、忘れっぽいのか、打合せを行っても忘れてしまう人も社内にはいます。そのたびに、イライラさせられるよりも、メールで依頼したことを明確に見える化しておくと、あとで言った、言わないで、ムダなもめごとに巻き込まれなくて済みます。
正直そこまでこちらがしなくてはいけないのか・・・と思うかもしれませんが、ちょっとした気遣いをしておくことで、こちらの仕事がスムーズに進めることができます。嫌な思いをするよりも、こちらから働きかけるほうが精神的にメリットがあると思います。
メールなどで、見える化する際にはCCで、必ず上司など管理職を入れておくことがポイントです。管理職にもメールを一緒に回すことで、相手にとって良い意味でのプレッシャーになるとともに、もし相手が締切を守らなかったとしても、仕事が滞った場合の責任の所在がハッキリするので、自分の役割は果たしていることを示すことができます。
スケジュールや締切をリマインドする
自分のスケジュール管理や締切は自分でしてほしいと思うかもしれませんが、一言声をかける、メールすることで、締切を守ってもらうことによって、こちらがスケジュール通りに進めることができます。
バタバタとしていて、書類提出などの優先度が低く、提出の期限日を忘れている人が多い職場では、業務連絡メールに「書類提出もお願いします！」と書き添えたり、 用事があったときの、ついでのような雰囲気で、「期限迫ってますのでお願いします。」というように、メールや口頭で促しましょう。
いつも提出が遅れる人には、締切の前に「今回は○日までにお願いします」と、追伸メッセージを添えてみてもいいかもしれません。 また、全然期限と関係ない感じで、書類作成に関してのマニュアル渡しましたかと聞いたりして、何気なく記憶を呼び覚ます方法も効果的です。
まとめ
締切を守ってもらうためにできる4つの方法について見てきました。大切なのはそこまでやらないといけないのか・・・と考えるよりも、自分が仕事をしやすいようにするため、何をしたら効果的かを考えることです。
そのためにできる4つのことを紹介してきました。
1．締切をはっきり伝える
2．締切を守ることの必要性を伝える
3．依頼は見える化をしておく
4．スケジュールや締切をリマインドする
です。
どうして締切を守ってくれないのか・・・とイライラするよりも、相手に動えてもらえるように意思疎通と行動をセットにしたコミュニケーションを目指すほうが、前向きに仕事できますし、ストレスを減らすことにもつながります。
[…] 締切を守らない同僚にアプローチする4つの方法 […]