締切を守らない同僚にアプローチする4つの方法を紹介しました。今回は、その続編をご紹介したいと思います。
先回は、締切を守ってもらうためにできる4つのステップについて見てきました。
1．締切をはっきり伝える
2．締切を守ることの必要性を伝える
3．依頼は見える化をしておく
4．スケジュールや締切をリマインドする
です。
大切なのはそこまでやらないといけないのか・・・と考えるよりも、自分が仕事をしやすいようにするため、何をしたら効果的かを考えることです。どうして締切を守ってくれないのか・・・とイライラするよりも、相手に動えてもらえるように意思疎通と行動をセットにしたコミュニケーションを目指すほうが、前向きに仕事できますし、ストレスを減らすことにもつながります。
それでも時間や締切にルーズな人いますよね。実は、私の同僚にもいます。でも、そういう人は、びっくりするほど悪気がなかったりします。
私も日々そういう人がどんな反応をするのか、研究中です。今回は、2つの方法を紹介します。
二人だけの空間を狙って、思いだしたように促す
「期限までに提出してください」と言うだけのことでも、環境やシチュエーションが違うと同じ言葉でも効き目は違います。効果的なのは、二人のときに「あの、書類っていただいてましたっけ？」と思い出したかのように促す方法です。
みんなの前だと嫌がる人もいますので、エレベーターや廊下などで『そういえば』と切り出したり、相手に配慮しつつ二人きりのときに聞くことをしている人もいるようです。
また、申し話なさそうに、期日を守って欲しいとストレートに迫る方法も、結構効き目がある方法です。ポイントは申し訳なさそうに言うことです。例えば、「すみません、書類の提出まだなの、○○さんだけなんです…」と申し訳なさそうに頼んで、追い打ちをかける、「みなさんは忙しい中、期限をキチンと守ってもらっててそういう決まりなので…」。
表情では申し訳なさそうでも、グイグイと詰めることができますので、何回も言わないと提出してくれない人には効果大です。また、誰でも、正しいことでも面と向かって言われたり、厳しく言われると、なんとなくギクシャクした雰囲気になってしまいがちです。そんなときには、フレンドリーな雰囲気で伝えるとよいでしょう。
フォローを行う
締切を守るのは当たり前といえばそうですが、自分の仕事を円滑に回すために協力してくれると思えば、期限までに提出してくれた人に「ありがとう」とお礼を伝えましょう。
ありがとうと言われて嫌な人はどこにもいません。そして、人は自分のことを認めてくれる人、わかってもらえる人に好意を持つものなのです。社内に自分のファンを作る、これほど仕事をやりやすくする方法はありません。
中にはありがとうと言うことに押しつけ感を感じる人もいるようですが、少しくらい押しつけがましいとしても、相手をやる気にさせることは、なによりも仕事を円滑に回すのに必要なことです。
また、ありがとうと伝えるときに、どれだけ助かったのか、どのぐらい役に立ったのか、どのぐらい素晴らしかったのかなどをセットにして、伝えるのもオススメです。
まとめ
仕事は、一人で完結できることもありますが、そうでないものも多くあります。1日のスケジュールを段取りしたとしても、確認するはずの書類や資料が自分の手元に来なければ、作業が進められません。
自分のスケジュールや計画通りに仕事を進めるためには、相手に締切を守ってもらうようにすることが、とても重要です。相手へ期待するだでけでなく、こちらからも積極的な働きかけをしてみましょう。
