毎日忙しい毎日を送っていると、1日がもっと長い時間あれば・・・なんて考えてしまいます。でも、誰にでも1日は平等に24時間しか与えられていません。与えられている24時間を有効活用したいですよね。仕事の中でメールのやり取りをすることがあります。1日のメール対応、どれくらいの時間をかけていますか。
1日の業務の内容を振り返ったときに、想像以上に時間をとられてびっくりするのがメール対応です。多い人は何十通と毎日メールの返信に追われる人も少なくありません。最近では、社内の連絡ツールにチャットワーク等のチャットアプリを導入している企業も増えていますが、そのような会社でも社外との連絡はメールと言うケースがほとんどです。
効率的に仕事を進める方法として、メールをその都度チェックしない、朝一のメールチェックをやめるといったやり方がよく例としてあげられます。確かに、これらの効果は大きいのですが、組織に勤めている場合には、朝一に来ていたメールをチェックせずに上司に怒られるなんていうこともあるので、実行するにはなかなか難しいものです。
メール対応時間を削減できるオススメの方法として、メール時短術を3つご紹介したいと思います。
電話、口頭で確認する
最近は、メールやチャットなどがメインのコミニケーションツールとなっていて、口頭でのコミニュケーションが不足しがちです。組織の中でも、メールだけで済まさないで、コミュニケーションをとるようになんていう上司の声を聞きませんか？
メールだと伝わりにくいことでも、話すとあっという間に伝わることは少なくありません。一方、直接、話して聞けば数秒でわかることを、わざわざメールにしてしまうと、何倍もの時間がかかってしまいます。メールを作成する前に、直接もしくは電話で確認できないかなと考えてみましょう。
テンプレートを作る
同じ内容のメールを定期的に送るときには、テンプレートを作成しましょう。内容をゼロから作成しなくてもよいため大幅な時間短縮になりますし、何回か使っていると、よりコンパクトに使い勝手のよいものに進化させることもできます。
また、定期的なメール以外でも、至急の依頼、お詫び、スケジュールの変更等、ケース別に集めておくととても役立ちます。このようなテンプレートを作成するときにも、インターネット上に良いサンプルがありますので、そのサンプルを参考にして作成することによって大幅に時間短縮をはかることができます。
文章で的確に気持ちを伝えるというのは、難しいものです。特に、文字にすると、直接話すよりも冷たいイメージになってしまうことも多く、メールを書くのに長い時間をとらえることがあります。このような事態に備えるためにも、日ごろから自分の受け取るメールにアンテナを張っておくとよいでしょう。
このメールは簡潔でわかりやすい、この人のメールは印象がよいと思ったら、そのメールを参考にテンプレートを作ることもできます。同じことを伝えるのにも、ほんの少し言葉を変えたり、伝わりやすい工夫をするだけで、メールの印象や受け方が変わっていきます。
メールのやりとりを少なくするための工夫をする
スケジュール調整にメールを使うときには、日程調整で何回かメールをやり取りすることになります。こんなときにもちょっと工夫してメールのやり取りの回数を減らすことによって、効率的に進めることができます。
例えば、先方にスケジュールを確認したい場合、ご都合のよろしい日時はいつですかと聞いてしまうと、こちらの都合悪い日も含まれてしまうので効率が悪く、相手の回答の手間も増やしてしまいます。日程を聞くときには、候補日をいくつか示して確認した方がスムーズになります。
逆に相手から漠然と都合聞かれた場合は、候補日と一緒に、候補日の中であればご都合の良い日時で決定していただいて構いませんと言う一文を添え、相手から返信が来た段階で日時が決まるようにすると、スムーズにスケジュールが決まるでしょう。できるだけ1往復半のメールで完結するように意識することが大切です。
