あれもこれもやらなければ・・・と、目の前にやることが積み上がってくると、できていない部分のことに目が行ってしまい、思わずため息をついてしまいたくなってしまいます。忙しい日々だからこそ、仕事とプライベートのスケジュールを上手に扱い、こなしていきたいですよね。あなたは、どのように管理していますか。
仕事とプライベートを別にして、仕事はスケジュール帳、プライベートや家族の予定はカレンダーに書き込んでと、2つで管理している人もいるかもしれません。でも、別々に管理していると、見落としがあったり・・・なんてこともあります。忙しい毎日をスムーズにこなしていくためにできるスケジュール管理について見ていきたいと思います。
1ヶ月のスケジュールを立てよう
思うように仕事が進まない、スケジュール通りに進まない・・・と、悩んでいる人は少なくありません。結果的に、いつも何かに追われているような状況や感覚におちいってしまいがちです。
スケジュールを計画的に進めるための方法について考えてみたいと思います。仕事を頑張ることも大切ですが、それとともにプライベートも充実させたいですよね。そのためには、スケジュール管理は、どうしても必要になってきます。
誰にでも時間は24時間しかありませんから、その限られた時間を有効に使うためには、少し俯瞰的に仕事の流れを把握することや計画をたてることが必要です。まず、1ヵ月のスケジュールをチェックししましょう。最初にどうしてもはずせない重要な会議や締切、書類提出期限等の優先順位の高いものスケジュールに書き込んでいきます。
また、家族に子どもがいる場合は、保育参観や運動会のように親の参加が必要な行事、提出物や持ち物なども一緒に書き込んでしまうと、つい忘れてしまった・・・ということが少なくなるでしょう。
自分の中の締め切りを作る
1ヵ月のスケジュールを書き込んだら、自分の中の締め切りをつくります。例えば、書類の締め切りが15日なら、自分の中の締め切りは13日にしようといった具合です。仕事によっては、突発的に出張がはいったり、顧客対応があったりすることがあったりします。そんなときには、それも見込んでスケジュールを立てましょう。
今は、インターネットを通して色々情報共有ができたりしていますが、中にはペーパーや書類で出さなければならないものもあるので、どのような媒体で提出するのかもスケジュール帳に合わせて記入しておきましょう。
週明け、祝日明けの締め切りがある場合には、特に注意が大事です。子どもがいる場合、突発的な病気や休まざるを得ない状況も出てくることがありますから、いつもそのことを頭に入れながらスケジュールを組むことが大切です。月曜日が締め切りなら、2営業日前の木曜日頃を自分の締め切りとして設定しておくと安心です。
日付だけで考えると、休日や祝日など見落としてしまいがちなので、カレンダーを見ながらスケジュールをたてることが大切です。自宅でできない業務の場合、週末に子どもが風邪をひいて月曜日に休んでしまうしまうと、締め切りに間に合わなくなってしまいます。
仕事とプライベートのスケジュールを一元化する
1ヵ月のスケジュールを記入するときには、プライベートのスケジュール、保育園や学校の行事なども同時に書き込んでいきましょう。
仕事のスケジュールは、会社のシステムやスケジュール管理、スケジュール帳を活用して、プライベートや家族に関わることはカレンダーで・・・というようにバラバラに管理しているケースもあるかもしれません。でも、これだととっさに予期していないときが起きたときに、スケジュールを1つにまとめて管理していないと対応が大変になることがあります。
例えば、子どもが熱を出して急にお休みすることになってしまったときに、自分の仕事のスケジュールが把握できず、仕事の引き継ぎの依頼が的確にできないといった問題が出てきます。会議中に上司にスケジュールを聞かれて出来ると回答したのに、実はその日は子どもの保育参観の日だったと言うような、ヒヤヒヤする事態も起こりやすくなります。
仕事とプライベートのスケジュールを別々に管理していたあるママは、やはり仕事はスケジュール帳で管理、家族の予定はカレンダーに書き込んでいたそうです。でも、なかなかすべての情報を把握しきれず、子どもさんの月に1度のお弁当の日や提出物の期限を忘れてしまったことが何回もあったそうです。数知れず・・・あったとのことでした。でも、仕事の予定も家族の予定も全て1冊のスケジュール帳にまとめるようになってからは、この手の失敗がかなり軽減されたそうです。
忙しい毎日だからこそ、スケジュールは一元管理して、なるべくシンプルにしたいものです。
